 |
| Dok:brighterlifeindonesiafiles.wordpres.scom |
Setelah mengamati
beberapa rekan saya yang berprofesi sebagai asisten pribadi (Aspri), ternyata
menjalani profesi demikian tidaklah mudah. Setumpuk tanggung jawab yang mesti
dikerjakan. Emang sih, secara struktural, sang bos adalah pimpinan namun
dilihat dari kinerja, Aspri harus punya kualifikasi yang tak boleh kalah
jauh dari sang Bos.
Job desk seorang asisten pribadi mau tak
mau harus mengikuti gaya dan kebijakan bosnya itu sendiri mulai dari
mempersiapkan agenda kegiatan hari ini sampai beberapa hari kedepan,
mempersiapkan materi presentasi ke klien, mengatur jadwal pertemuan dan masih banyak
lagi. Selain itu, Aspri dituntut memberikan pelayanan sesuai
keinginan bos mulai dari urus logistik, jadwal olahraga, jadwal ketemu keluarga
dan masih banyak lagi. Agak mirip-mirip sih dengan tugas asisten dosen yang
tugasnya menggantikan dosen dikala berhalangan atau menghandle
pemeriksaan tugas-tugas dari mahasiswa.
Demi kebaikan
instansi atau perusahaan, ada banyak hal yang mesti ditangani oleh seorang bos
atau pimpinan perusahaan. Dari pagi sampai malam, urusannya tak pernah surut.
Nah, sebagai sosok di balik layar, kehadiran Aspri sangat penting untuk membuat
urusan Sang Bos berjalan sesuai rencana.
Aspri bahkan
terkadang lebih sibuk dari bosnya dan juga tak mengenal adanya tanggal
merah dalam hidupnya.Jam kerja mengikuti bos, bukan kayak orang
yang biasanya mendapat porsi delapan jam kerja. Jadi, lembur itu makanan
sehari-harinya.
Namun dari sekian
banyak tugas asisten pribadi, yang dirasakan paling berat adalah penjadwalan
kegiatan dimana Aspri menjadi time keeper yang mengatur jadwal kegiatan sang
bos dengan detail alias bisa mengestimasi waktu. Secara halusnya menjadi aspri
ibarat mengurus pasangan. Mesti punya perhatian, bisa menjadi penyemangat,
memberikan solusi dikala, memberitahukan kapan dia harus istirahat sejenak,
tapi untuk urusan ranjang itu tak termasuk dalam tanggungh jawabnya ya.
Intinya, Be Profesional.
Tugas-Tugas Yang Bakalan Dikerjakan Asisten
Pribadi
 |
| Detik.com |
Aspri mesti
mempersiapkan agenda bos dari awal bangun dan selesai ketika bos memutuskan
untuk menyudahi kegiatan. Namun pekerjaan belum selesai mas/mbak Bro?
Sampai di rumah berjibaku lagi menyiapkan bahan dan review untuk
besoknya. Rata-rata sih mereka tidur jam 12 malam dan bangun jam 5 pagi.
Menjawab penasaran
kawan-kawan mengenai setumpuk tanggung jawab yang diemban oleh seorang asisten
pribadi, berikut ini akan diuraikan satu per satu:
1. Membuat Bahan Presentasi
 |
| Dok:Strategimanajemen.net |
Aspri mampu menerjemahkan apa yang ada di otak sang Bos
kedalam bentuk presentasi yang akan dipaparkan ke calon klien. Tak hanya
isinya harus berbobot, tapi mesti tampilan presentasinya menarik yang
dibumbui oleh tampilan animasi agar nantinya calon klien bisa menangkap pesan
itu dengan mudah.
2. Mampu Mengoperasikan Aneka Macam Gadget
Terkadang Sang bos dilanda kebingungan ketika gadgetnya
menemui kendala, padahal di dalamnya ada file dokumen penting dan daftar kontak
mitra kerja. Sang Bos main asal pencet sana sini, pas error atau
ngadat diserahkannyalah ke Aspri. Oleh karena itu, ada baiknya membekali
diri dengan kemampuan menguasai reparasi ringan gadget minimal penguasaan
software sehingga tak menyita waktu sang Bos mampir ke tukang service.
3. Menghandle Akun Pribadi Sang Bos
 |
| Dok:Subiz.com |
Sebagai orang kepercayaan bos, Aspri dipandang bisa mengurusi
kepentingan sang bos termasuk urusan menghandle akun pribadinya. Aspri
diberikan amanat untuk mengurusi akun facebook, twitter, instagram, email
dan berbagai media sosial lainnya. Berbagi tugas yang mesti dikerjakan
seperti mempublikasikan kegiatan apa saja yang dilakukan bos seharian.
menulis kata-kata bijak dan inspiratif sang bos, membalas email mitra
kerja dan masih banyak lagi. Bahkan kalau bos sangat percaya ama Asprinya,
username dan password Internet Bankingnya diberikan untuk mengurusi segala
segala tagihan sang bos entah itu kartu prabayar dan pascabayar, bayar BPJS,
bayar tagihan internet, listrik dan lain-lain. Jika sudah sejauh itu tanggung
jawab yang diamanantkan, maka Aspri mesti menjaga kepercayaan itu karena
kepercayaan adalah barang mewah yang mesti dijaga baik-baik.
4. Kemampuan mengolah
kata dengan baik.
 |
| dok:idwikihow.com |
Aspri bisa menangkap
apa yang hendak disampaikan bos, lalu menuangkannya dalam bentuk surat yang
akan dikirimkan ke mitra kerja. Oleh karena itu Aspri membekali diri dengan
pemahaman mengenai aturan administratif persuratan.
5. Pandai Mengorganisasi Barang
Sebagai orang yang menemani bos kemana saja pergi, Aspri
mesti menyiapkan berbagai keperluan. Agar mempermudah tugasnya, Aspri mesti
pandai menggorganisasi barang. Dimana letak posisi dokumen kantor, mana tempat
yang isinya obat-obatan dan kosmetik Sang Bos.
6.Mampu Menjaga Rahasia
 |
| Kompasiana.com |
Aspri mesti menerima kekurangan dan kebiasaan buruk sang Bos.
Tapi hal ini cukup Aspri saja yang tahu dan diharapkan mampu mengunci rapat-rapat
mulutnya agar kebiasan yang bagi orang lain merupakan kelemahan bos ini tak
sampai didengar dan diketahui oleh publik.
7.Siap Melakukan
Perjalanan Kapan dan Dimanapun
 |
| Mediaviva.co.id |
Sebagai orang andalan sang Bos, kehadiran Aspri di samping
Bos sangat dibutuhkan. Oleh karena itu jika sang Bos melakukan perjalanan
dinas, Aspri mesti ada di sisinya. Kemanapun dan kapanpun tujuan kepergiannya
harus bersedia.
8.Memiliki Selera Fashion Yang Baik
Salah satu bentuk kepedulian lain seorang Aspri adalah memperhatikan
penampilan Sang Bos utamanya saat akan menghadiri meeting dengan calon klien
atau hendak mengikuti suatu acara pertemuan yang dihadiri oleh para pimpinan
dari berbagai perusahaan. Aspri memiliki sejumlah referensi mode fashion yang
baik yang kemudian ditawarkan ke Sang Bos. Cara berpenampilan merupakan
salah satu penilaian orang-orang disekitar. Senang dong kalau Bos tampak
berwibawa, berkelas dan tidak norak saat datang di suatu acara.
9.Memiliki Ketahanan
Fisik Yang Prima
 |
| oh-gitu.Blogspot.com |
Aspri mesti menjaga kesehatan dengan baik karena jika
sakit, Sang Bos bisa kelabakan. Oleh karena itu Aspri perlu menjaga pola
makan, rutin olahraga, mengkonsumsi multivitamin.
10.Menyimpan No Kontak
Penting Sang Bos
 |
| dok:fesbukerbrebes.blogspot.com |
Sang Aspri tahu semua orang-orang terdekat atau yang sering
beliau gunakan jasanya. Oleh karena itu penting menyimpan nomor telepon kontak
rekanannya mulai dari nomor sang istri, sang anak, tetangga dekat, satpam di
rumah, dokter pribadi (agar memudahkan antrian ketika periksa), nomor relasi
bisnis, no apotek untuk mengecek kesedian obat Beliau), nomor jasa pengiriman
kilat (memastikan pengiriman paket sudah tiba), no laundry, no ambulans (jika
tak diminta-minta ada kejadian di luar kendali), no kenalan polisi ( jika
tersangkut kasus), nomor toko pakaian yang sering beliau pesan koleksi bajunya,
no bengkel kendaraan andalan sang bos, nomor tempat service gadget saat ponsel
sang bos bermasalah, no travel agent saat pemesanan tiket perjalanan karena
terkadang bos tiba-tiba mendapat undangan berangkat keluar kota, nomor restoran
favorit beliau sehingga dalam perjalanan ke sana, makanan sudah dimasak
sehingga tak menunggu lama bahkan nomor tukang cukur kadang mesti ada karena
sang bos hanya mau tukang cukur yang biasa ia gunakan jasanya.
11.Memiliki Kemampuan
Fotografi
 |
| dok.industri |
Era sekarang ini, banyak orang ingin narsis, tak ketinggalan
bos kita sendiri yang ingin kegiatan bisa didokumentasikan. Sehingga mau tidak
mau kita sedikitnya punya pengetahuan fotografi agar hasilnya tak mengecewakan.
12. Mampu Berkomunikasi Dengan baik dengan Bahasa Indonesia
dan Bahasa Asing
Mitra kerja bos berasal dari berbagai kalangan baik itu orang
Indonesia maupun orang asing. Untung saja kalau bos kita tahu bahasa asing
sekalipun pasif, namun apa jadinya kalau Beliau tak tahu. Mau tak mau kita jadi
penerjemah percakapan mereka. Belum lagi ketika ada telepon dari mitra
asing tersebut, tentunya kitalah yang menjadi andalan bos.
13.Mengetahui riwayat kesehatan Bos
 |
| dok:wortoweb,com |
Dengan mengetahui riwayat penyakit Bos, kita bisa menyiapkan berbagai
hal misalnya obat yang mesti rutin dikonsumsi, mengetahui pantangan
bahan makanan dan minuman yang tidak boleh dikonsumsi, mengetahui porsi gula
yang boleh masuk dalam tubuh Sang Bos, mengetahui no kontak dokter
pribadi agar jika ada hal yang tak disangka-sangka terjadi, Aspri bisa
berinisiatif menghubunginya.
14.Mampu Manajemen Waktu
 |
| Ronapresentasi.com |
Seorang asisten andalan pastinya pandai mengatur waktu
kegiatan sang bos. Bisa mengestimasikan waktu perjalanan dari rumah ke kantor,
dari kantor ke tempat acara, pandai membagi waktu agar sang bos bisa
mengerjakan semua kegiatan dan pertemuan dengan klien.
15. Membekali diri dengan Kemampuan Berkendara
 |
| Dok:randomtravelerswordpresscom |
Ketika sang sopir pribadi mengalami kendala mengantar Sang
Bos, maka untuk melancarkan kegiatan sang bos, sang aspri yang bisa mengambil
kendali mengantar ke tempat kegiatan agar bisa memobilisasi ke tempat tujuan
Bos. Oleh karena itu perlu menyiapkan sim A dan Sim C sedari awal
16.Ponsel mesti kudu aktif 24 Jam
 |
| Dok:Mantaps.co.id |
17.Sikap Pengertian Pada Sang Bos
Tahu menyenangkan hati bos
dikala sedih atau capek, mampu memberikan solusi terhadap permasalahan.
Mengetahui kegemaran, pokok pembicaraan yang membuat beliau bersemangat untuk
berbincang-bincang, mengetahui kapan basa basi dan kapan berbicara serius.
Aspri diharapkan menjadi pendengar yang baik dan mampu memberikan masukan
dikala bos meminta.
18.Tahu Makanan dan
Minuman Favorit Sang Bos
Mengetahui lokasi rumah makan langganan Beliau dan
mengetahui makanan dan minuman yang Bos gemari . Ditambah lagi
perlu mengetahui kadar/porsi gula. Tahu juga apa bahan makanan yang
membuat beliau alergi.
19.Menyiapkan Obat-Obatan Untuk Penyakit Ringan
Asisten
Pribadi semestinya siaga untuk mempersiapkan hal-hal yang tak terduga,
salah satunya yaitu menyiapkan obat-obatan untuk penyakit ringan atau boleh
dikata menyiapkan kotak P3K yang isinya betadine, rivanol atau alkohol 70%,
kapas pembalut, plester obat, Diapet untuk obat mencret, paracetamol,
amoxicilin, antalgin, pelega tenggorokan semisal strepsils.
20.Menyiapkan Buku Bacaan Favorit Bos
 |
| Dok:Alfalive.wordpress.com |
Untuk memperkaya pengetahuan sang bos, Aspri perli menyiapkan
buku-buku yang bisa meningkatkan kapasitas beliau terutama buku tentang
kepemimpinan, manajemen, hobby atau mengenai lini bisnis/kegiatan sang bos
berkecimpung. Sekalipun bos kurang suka membaca, dengan pancingan-pancingan
kecil, bisa sedikit demi sedikit menambah wawasannya Sang Aspri yang baik
tentunya senang dong punya bos yang pintar dan cerdas. Lewat buku-buku itu bisa
menjadi penunjangnya. Buku pun juga bisa menjadi sindiran halus buat beliau.
Misalnya dengan memberikan buku bacaan tentang kesehatan agar beliau mengubah
kebiasaannya merokok atau disaat merasa badan Bos mulai melar, bisa
memberikan buku bacaan mengenai olah gerak tubuh
21.Bisa Menghandle Keuangan Pengeluaran Sang Bos
 |
| Bisnisukm.com |
Sang Aspri bisa merinci pengeluaran Sang Bos. Apa saja
pembelanjaannya sepanjang kita bersamanya. Sehingga Aspri bisa memberi tahukan
apakah sang bos terlalu boros membelanjakan uangnya dan bisa merinci
pengeluaran hariannya. Sekalipun itu tugas bendahara, tapi tak ada salahnya
melakukan hal tersebut. Hitung-hitung itu merupakan suatu kepedulian
22.Update Informasi
Lokasi Kunjungan
 |
| Dok:electricalfiesta.wordpress.com |
Mengupdate informasi aktual mengenai keadaan lingkungan tempat
bos akan berkunjung adalah sesuatu yang penting terkait dengan kondisi keamanan
daerah tersebut sehingga bos bisa waspada ketika berada di sana dan bisa
menghindari daerah yang lagi panas-panasnya dilanda konflik.
23.Tahan Begadang
 |
| Kabarmuslimah.com |
Dikala tugas bos
menumpuk untuk urusan ini itu, kehadiran Aspri sangat dibutuhkan. Bersedia
menemaninya lembur untuk urus ini itu. Tak mungkin kan bos masih bergulat
dengan setumpuk dokumen sedangkan aspri asik santai-santai disampingnya atau
malah hilang. Tapi jangan lupa saling menjaga kesehatan dengan asupan gizi yang
seimbang.
24.Pandai Membaca Suasana Hati Sang Bos dan Calon Klien
Ada
manfaatnya jika sang Aspri membaca buku-buku kepribadian agar setidaknya bisa
membantu mengetahui suasana hati calon klien dan juga sang bos. Untungnya,
dikala sang calon relasi menunjukkan geliat-geliat aneh saat mempresentasikan
produknya, kita bisa memberikan referensi kepada sang bos. Begitu juga kepada
sang bos, kita bisa mengerti keadaan beliau. Apakah lagi sedih, senang, atau
galau. Pendekatan secara emosional atau psikologis ke beliau setidaknya bisa
meredakan gejolak emosinya.
25. Pandai Melucu
 |
| Dok:semastimra.wordpress.com |
Dikala banyak tugas menumpuk yang pada
akhirnya membuat kepala pusing tujuh keliling, kehadiran aspri bisa meredakan
stressnya si bos. Dengan melancarkan guyonan yang ringan setidaknya bisa
menyegarkan otak si bos
PENUTUP
Kompetensi atau
kualifikasi yang dibutuhkan sebagai asisten pribadi bukan orang yang
sembarangan. Tak hanya cerdas tapi punya ketahanan fisik yang baik. Profesi ini
tekanannya luar biasa karena mesti berwawasan luas, cekatan, harus bisa
berkomunikasi ke atas dan ke bawah dengan baik, daya tahan kerjanya
panjang baik mental maupun fisik, bisa dipercaya, pandai mengorganisasi alias
bisa melakukan penjadwalan kegiatan secara detail dan tak kalah pentingnya
adalah bisa berpikir cepat karena terkadang di menit-menit terakhir, mood bos
bisa berubah, mau tak mau harus bisa menyesuaikan.
Saya harap semoga
informasi ini berguna bagi teman-teman khususnya yang akan menggeluti profesi
asisten pribadi. Ngomong-ngomong, kalau ada yang berminat menjadikan saya
menjadi asisten pribadinya, boleh saja Kok. Kontak-kontak aja ya... Hehehe
\
